Propojit zhruba sto padesát lidí mezi sebou tak, aby dokázali spolu nejen komunikovat, ale i společně pracovat na určitých dokumentech, to je oříšek, s nímž si dnes musí poradit nejeden odborník, kterému se lidově říká ajťák, což je odvozeno od dvou anglicky vyslovovaných slov informační technologie. Krumlovský městský úřad nyní zkouší další směr této komunikace, takzvané Google Apps.

„Hledali jsme nástroj pro zlepšení elektronické komunikace v rámci úřadu i směrem k občanům, cestu k modernějšímu městu," řekl včera tajemník Radim Rouče. „Vybrané řešení splňuje naše požadavky. Zároveň od něj, díky možnosti sdílet dokumenty, očekáváme efektivnější spolupráci zaměstnanců. V neposlední řadě i ekonomickou výhodnost." Městský úřad Český Krumlov vykonává, coby obec s rozšířenou působností, agendy v rámci přenesené působnosti státní správy i samosprávy. Google Apps úřad vybral z důvodu množství služeb, včetně chatu, videokonferencí, kvalitní obrany proti stále rostoucímu spamu a především pokročilého sdílení dokumentů.

 Příznivá je i uživatelská přívětivost nástrojů, který usnadní přijetí uživateli.

„Aplikace Google jsme samozřejmě před rozhodnutím testovali. Chtěli jsme mít jistotu, že naši úředníci nebudou mít s přechodem problémy. Aplikace Google jsou z našeho pohledu dostatečně intuitivní a tak žádné problémy s přechodem neočekáváme," říká k tomu tajemník Radim Rouče. S funkčností Google Apps je navíc řada lidí seznámena z používání dalších služeb Google.